Delegieren lernen

Kategorisiere alle deine Aufgaben der letzten 7 Tage in die Quadranten: Dringend/Wichtig, Wichtig/Nicht Dringend, Dringend/Nicht Wichtig und Weder noch. Identifiziere mindestens 5 Aufgaben im Quadranten 'Dringend/Nicht Wichtig', die sofort delegierbar sind.

• Nutze dafür ein einfaches Blatt Papier oder ein digitales Whiteboard wie Miro.
• Achte besonders auf repetitive administrative Tätigkeiten. Erledigt, wenn: Eine Liste mit 5 konkreten Aufgaben vorliegt, die du ab sofort nicht mehr selbst erledigen wirst.

Bewerte jedes Teammitglied nach Fähigkeit (Skill) und Wollen (Will).

• High Skill / High Will: Kandidaten für volle Autonomie.
• Low Skill / High Will: Benötigen Training/Guiding.
• High Skill / Low Will: Benötigen Motivationsgespräche.
• Low Skill / Low Will: Benötigen engmaschige Führung (Directing). Erledigt, wenn: Jedes Teammitglied einem Quadranten zugeordnet ist und eine passende Delegationsstrategie (z.B. 'Empower' oder 'Guide') feststeht.

Fokussiere dich auf das Konzept der 'Monkeys' (Affen). Lerne, wie du verhinderst, dass Mitarbeiter ihre Probleme (Affen) auf deinen Schreibtisch zurückwerfen.

• Markiere die 3 wichtigsten Regeln für Rückdelegation.
• Erstelle eine Kurzzusammenfassung für dein Handeln. Erledigt, wenn: Du die 3 Regeln für die 'Affen-Abwehr' schriftlich fixiert hast.

Vermeide Delegation per E-Mail oder Zuruf. Erstelle in Asana oder Monday.com ein Board für dein Team.

• Erstelle Spalten: 'Backlog', 'In Arbeit', 'Review', 'Erledigt'.
• Lade dein Team ein und weise die ersten 3 Test-Aufgaben zu. Erledigt, wenn: Das Tool aktiv ist und die erste Aufgabe mit Deadline und Verantwortlichem zugewiesen wurde.

Statt lange Handbücher zu schreiben, nimm deinen Bildschirm auf, während du eine Aufgabe erledigst.

• Erkläre das 'Warum' hinter den Schritten.
• Speichere den Link direkt in der entsprechenden Aufgabe im Task-Tool.
• Erstelle mindestens 3 Videos für Standardprozesse. Erledigt, wenn: 3 Loom-Links in deiner Wissensdatenbank oder im Task-Tool hinterlegt sind.

Nutze für die nächste große Aufgabe dieses Skript:

1. Kontext: Warum ist diese Aufgabe wichtig?
2. Ergebnis: Wie sieht 'perfekt' aus? (Definition of Done).
3. Ressourcen: Was braucht der Mitarbeiter (Budget, Tools)?
4. Checkpoints: Wann schauen wir gemeinsam drauf?
5. Autorität: Welches Entscheidungslevel hat der Mitarbeiter (Modell Tannenbaum/Schmidt)? Erledigt, wenn: Das Gespräch protokolliert und die Checkpoints im Kalender eingetragen sind.

Nutze bei den Checkpoints das SBI-Modell, um Mikromanagement durch konstruktives Feedback zu ersetzen:

• Situation: Beschreibe den konkreten Moment.
• Behavior: Was hast du beobachtet (objektiv)?
• Impact: Welche Auswirkung hatte das auf das Projekt? Erledigt, wenn: Du das erste Feedback-Gespräch nach diesem Muster durchgeführt hast.

Netzwerke mit anderen Führungskräften in Berlin, um Best Practices zum Thema 'Führen in Zeiten von KI & Generationenwandel' zu diskutieren.

• Ort: Berlin.
• Fokus: Mutig führen und Verantwortung abgeben. Erledigt, wenn: Die Buchungsbestätigung vorliegt oder der Termin fest im Kalender (inkl. Reiseplanung) blockiert ist.

Kommuniziere deinem Team, dass du für 24 Stunden bei keinen E-Mails in 'CC' gesetzt werden möchtest.

• Beobachte dein Stresslevel und die Entscheidungsfähigkeit deines Teams.
• Analysiere danach: Welche Katastrophen sind passiert? (Meistens keine). Erledigt, wenn: Die 24 Stunden ohne CC-Eingriffe abgelaufen sind und du die Erkenntnisse notiert hast.