E-Mail-Flut

Identifiziere die Top 3 Absender und Kategorien (z.B. interne Updates, Kundenanfragen, Newsletter), die die meiste Zeit fressen.

• Exportiere oder scrolle durch den Posteingang der letzten Woche.
• Markiere E-Mails, die länger als 5 Sätze waren und keine sofortige Antwort erhielten.
• Notiere die durchschnittliche Lesezeit pro E-Mail. Erledigt, wenn: Eine Liste der 3 größten Zeitfresser-Kategorien und die durchschnittliche aktuelle Bearbeitungszeit vorliegt.

Wähle das Tool basierend auf deinem System:

• Für Gmail: Installiere Shortwave (shortwave.com). Es nutzt KI, um Threads zusammenzufassen und Entwürfe im 'Smart Brevity'-Stil zu schreiben.
• Für Outlook: Aktiviere Microsoft Copilot (über M365 Abo), um die Funktion 'Zusammenfassen' und 'Entwurf mit Copilot' zu nutzen.
• Konfiguriere die KI-Einstellungen so, dass der Tonfall auf 'Prägnant' oder 'Direkt' eingestellt ist. Erledigt, wenn: Das Tool aktiv ist und die erste E-Mail-Zusammenfassung generiert wurde.

Strukturiere jede ausgehende E-Mail nach dem Modell aus dem Buch 'Smart Brevity':

1. Der Tease: Betreffzeile mit maximal 6 Wörtern.
2. Der Lede: Der wichtigste Satz zuerst (Was ist neu/was wird gebraucht?).
3. Why it matters: Ein fetter Satz, warum das für den Empfänger relevant ist.
4. Go Deeper: Optionale Details unter einer Trennlinie oder als Anhang. Erledigt, wenn: Die nächsten 10 E-Mails exakt nach diesem 4-Punkte-Schema versendet wurden.

Verwende ab sofort eckige Klammern, um die Intention sofort klärbar zu machen. Nutze diese 2025er Best-Practice-Tags:

• [ACTION] - Handeln erforderlich.
• [INFO] - Nur zur Kenntnisnahme, keine Antwort nötig.
• [URGENT] - Zeitkritisch (mit Datum).
• [DECISION] - Eine Entscheidung wird benötigt.
• [EOM] - End of Message (der gesamte Inhalt steht im Betreff, kein Öffnen nötig). Erledigt, wenn: Ein Spickzettel mit diesen Tags am Monitor klebt oder als Textbaustein hinterlegt ist.

Füge unter deine rechtlich notwendige Signatur (Impressumspflicht in DE beachten!) folgenden Text ein: 'Um Ihre Zeit zu respektieren und die Effizienz zu steigern, halte ich meine E-Mails kurz (max. 3-5 Sätze). Details dazu: three.sentenc.es'. Dies nimmt die soziale Angst, unhöflich zu wirken, wenn man nicht ausschweifend schreibt. Erledigt, wenn: Die Signatur in allen Mail-Clients (Desktop & Mobile) aktualisiert ist.

Schließe dein E-Mail-Programm dauerhaft und deaktiviere Desktop-Benachrichtigungen.

• Definiere drei Zeitfenster à 20-30 Minuten (z.B. 09:00, 13:00, 16:30).
• Nutze in diesen Fenstern die 'Inbox Zero' Methode: Jede Mail wird sofort gelöscht, archiviert, beantwortet (kurz!) oder in eine Task-Liste verschoben. Erledigt, wenn: Drei Termine als 'E-Mail-Fokus' im Kalender stehen und alle Benachrichtigungen (Ton/Banner) aus sind.

Verpflichte dich für 14 Tage, keine E-Mail zu schreiben, die länger als ein Smartphone-Bildschirm (ohne Scrollen) ist.

• Nutze konsequent die KI-Kürzung von Shortwave/Copilot.
• Wenn eine Mail länger werden muss, greife zum Telefon oder starte einen kurzen Video-Call (Loom). Erledigt, wenn: Der 14-Tage-Zeitraum im Kalender markiert ist.

Prüfe nach der Testphase:

• Hat sich die Zeit bis zur Antwort der Empfänger verkürzt?
• Wie viele Minuten pro Tag hast du durch das System gewonnen (Vergleich zu Aufgabe 1)?
• Befrage 2-3 enge Kollegen/Kontakte, wie sie den neuen Stil wahrnehmen. Erledigt, wenn: Ein kurzes Fazit (Beibehalten/Anpassen) schriftlich fixiert wurde.