Nebenkostenabrechnung prüfen

Warum: Ohne den Mietvertrag kann die KI nicht prüfen, welche Kosten individuell vereinbart wurden (z. B. 'Sonstige Betriebskosten').

Wie:

• Lege die aktuelle Betriebskostenabrechnung 2025 bereit.
• Suche den ursprünglichen Mietvertrag sowie etwaige Ergänzungen/Anlagen heraus.
• Prüfe, ob alle Seiten vollständig vorhanden sind.

Erledigt, wenn: Beide Dokumente physisch oder digital vorliegen.

Warum: Wenn die Abrechnung für das Jahr 2025 nach dem 31.12.2026 zugeht, sind Nachforderungen in der Regel unwirksam (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wie:

• Notiere das Datum des Poststempels oder des digitalen Eingangs.
• Vergleiche das Datum mit der gesetzlichen 12-Monats-Frist nach Ende des Abrechnungszeitraums.
• Prüfe, ob der Abrechnungszeitraum exakt 12 Monate umfasst.

Erledigt, wenn: Die Fristwahrung dokumentiert ist.

Warum: Die KI muss Tabellen und Texte aus Scans präzise extrahieren können.

Wie:

• Nutze ein multimodales Large Language Model (LLM) mit PDF-Upload-Funktion oder eine spezialisierte Mieterschutz-App.
• Achte darauf, dass das Tool DSGVO-konform arbeitet, da es sich um private Finanzdaten handelt.
• Bevorzuge Tools, die explizit Tabellenstrukturen erkennen.

Erledigt, wenn: Die Anwendung auf dem Endgerät installiert oder im Browser eingeloggt ist.

Warum: Eine KI liefert nur dann präzise Ergebnisse, wenn sie weiß, wonach sie suchen muss (z. B. § 2 BetrKV).

Wie:

• Formuliere eine Anweisung: 'Prüfe die hochgeladene Abrechnung auf unzulässige Positionen gemäß Betriebskostenverordnung 2025.'
• Liste spezifische Prüfpunkte auf: Verwaltungskosten, Instandhaltung, CO2-Kostenaufteilung, Kabel-TV-Gebühren.
• Fordere die KI auf, die Ergebnisse tabellarisch mit Begründung auszugeben.

Erledigt, wenn: Der Text für den Prompt fertig formuliert bereitliegt.

Warum: Schlechte Scans führen zu Halluzinationen der KI bei Zahlenwerten.

Wie:

• Nutze eine Scan-App mit automatischer Randerkennung und Kontrastoptimierung.
• Scanne bei gutem Tageslicht, um Schatten auf den Zahlen zu vermeiden.
• Speichere die Dateien als durchsuchbare PDF (OCR-Layer).

Erledigt, wenn: Gut lesbare PDF-Dateien von Vertrag und Abrechnung gespeichert sind.

Warum: Bestimmte Kosten wie Verwaltung oder Reparaturen werden oft fälschlicherweise umgelegt.

Wie:

• Lade die PDF-Dateien in das KI-Tool hoch.
• Sende den vorbereiteten Prompt ab.
• Achte besonders auf 'Sonstige Betriebskosten' – diese müssen im Mietvertrag explizit benannt sein.

Erledigt, wenn: Die KI eine Liste potenziell fehlerhafter Positionen generiert hat.

Warum: Seit 2023 müssen Vermieter sich an den CO2-Kosten beteiligen; 2025 liegt der Preis bei 55 €/t CO2.

Wie:

• Weise die KI an, das '10-Stufen-Modell' der CO2-Kostenaufteilung zu prüfen.
• Die KI soll berechnen, ob der Vermieteranteil basierend auf dem energetischen Zustand des Hauses korrekt abgezogen wurde.
• Prüfe, ob die CO2-Kosten separat in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen sind.

Erledigt, wenn: Die Korrektheit der CO2-Umlage bestätigt oder als Fehler markiert wurde.

Warum: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kabelgebühren nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden.

Wie:

• Suche in der Abrechnung nach Positionen wie 'Breitbandkabel' oder 'Kabelfernsehen'.
• Da es sich um die Abrechnung 2025 handelt, darf dieser Posten gar nicht mehr auftauchen.
• Markiere diesen Betrag als zu 100 % unzulässig.

Erledigt, wenn: Die Position Kabel-TV geprüft und ggf. beanstandet wurde.

Warum: KIs können bei komplexen Tabellen Rechenfehler machen oder Gesetze falsch interpretieren.

Wie:

• Gleiche die von der KI gefundenen 'unzulässigen' Positionen mit dem Mietvertrag ab.
• Prüfe Stichprobenartig die Gesamtkosten vs. deinen Anteil (Verteilerschlüssel).
• Nutze kostenlose Online-Rechner von Mieterschutzbünden für eine Gegenrechnung.

Erledigt, wenn: Alle KI-Funde manuell bestätigt wurden.

Warum: Ein Widerspruch muss schriftlich erfolgen und die beanstandeten Punkte konkret benennen.

Wie:

• Nutze die KI, um basierend auf den Fehlern einen Entwurf zu schreiben.
• Formuliere sachlich: 'Ich widerspreche der Position X, da es sich um nicht umlagefähige Verwaltungskosten handelt.'
• Setze eine Frist zur Korrektur (üblich sind 2-4 Wochen).

Erledigt, wenn: Das Schreiben ausgedruckt oder als PDF versandbereit ist.

Warum: Du hast das Recht, die Originalrechnungen einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen.

Wie:

• Ergänze im Widerspruch den Wunsch nach Einsicht in die Originalbelege (physisch oder als Scan).
• Dies ist besonders wichtig bei hohen Sprüngen in den Kosten für Gartenpflege oder Hausmeister.
• Notiere dir Unstimmigkeiten zwischen Abrechnungswert und Rechnungsbetrag.

Erledigt, wenn: Die Aufforderung zur Belegeinsicht versendet wurde.