Digitaler Nachlass im Beruf

Erfasse in einer Tabelle (Excel oder Notion) alle geschäftskritischen Konten.

• E-Mail: Outlook/Exchange, Gmail Business
• Social Media: LinkedIn, XING
• Cloud-Speicher: OneDrive, Google Drive, Dropbox
• Spezial-Software: CRM (Salesforce/HubSpot), Projektmanagement (Jira/Asana), Admin-Panels
• Finanzen: PayPal Business, Online-Banking. Erledigt, wenn: Eine vollständige Liste mit Account-Name, Zweck und hinterlegter Wiederherstellungs-E-Mail vorliegt.

In Deutschland ist der digitale Nachlass vererblich, aber bei beruflichen Accounts greift oft das Fernmeldegeheimnis, wenn private Nutzung erlaubt ist.

• Prüfe deinen Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung auf Klauseln zur privaten E-Mail-Nutzung.
• Wenn private Nutzung erlaubt ist, haben Erben oft keinen Zugriff auf den Account ohne explizite Vollmacht.
• Notiere, ob du eine separate transmortale Vollmacht für den Berufskontext benötigst. Erledigt, wenn: Klarheit darüber herrscht, ob der Arbeitgeber oder die Erben Primärzugriff haben.

Nutze Bitwarden (Empfehlung 2025 aufgrund von Open-Source und DSGVO-Konformität).

• Erstelle einen Account.
• Übertrage alle beruflichen Passwörter aus Browsern oder unsicheren Listen in den Tresor.
• Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) via App (z.B. Aegis oder Bitwarden Authenticator). Erledigt, wenn: Alle beruflichen Zugangsdaten verschlüsselt in Bitwarden gespeichert sind.

Gehe in der Bitwarden Web-App auf Einstellungen -> Notfallzugriff.

• Füge eine Vertrauensperson (E-Mail) hinzu.
• Wähle den Zugriffstyp 'Übernahme' (Vollzugriff) oder 'Nur Ansicht'.
• Setze die Wartezeit auf 7 Tage (Sicherheitsfrist, in der du die Anfrage ablehnen könntest). Erledigt, wenn: Die Vertrauensperson die Einladung bestätigt hat und im System als Notfallkontakt gelistet ist.

Falls du Google Workspace/Gmail nutzt: Gehe auf myaccount.google.com/inactive.

• Lege fest, ab wann das Konto als inaktiv gilt (z.B. 3 Monate).
• Trage bis zu 10 Personen ein, die benachrichtigt werden sollen.
• Wähle aus, welche Daten (Drive, Mails, Kontakte) geteilt werden.
• Aktiviere die Option, dass das Konto nach der Datenweitergabe gelöscht wird. Erledigt, wenn: Der Plan aktiviert ist und die Bestätigungs-E-Mail von Google vorliegt.

Schreibe eine kurze Anleitung für deinen Nachfolger oder die Vertrauensperson.

• Struktur: Wo liegen wichtige Dokumente? Welche Abos müssen gekündigt werden?
• Hardware: PINs für Firmenhandy und Laptop (oder Hinweis auf Bitwarden).
• Kundenkontakte: Wer muss sofort informiert werden?
• Speichere dieses Dokument als PDF in einem verschlüsselten Bereich oder drucke es für den physischen Notfallordner aus. Erledigt, wenn: Ein zweiseitiges Dokument existiert, das den Betrieb für 14 Tage ohne dich sichert.

Um rechtliche Konflikte für Erben zu vermeiden:

• Lösche private Browser-Verläufe und gespeicherte private Passwörter im Browser.
• Verschiebe private Fotos/Dokumente auf einen privaten Cloud-Speicher oder USB-Stick.
• Nutze Tools wie CCleaner, um temporäre Dateien sicher zu entfernen. Erledigt, wenn: Das Arbeitsgerät keine sensiblen privaten Informationen mehr enthält.

Setze einen konkreten Termin im Kalender (z.B. nächster Freitag, 10:00 Uhr).

• Erkläre der Person, dass sie als Notfallkontakt in Bitwarden hinterlegt ist.
• Zeige den physischen Ort des Notfallordners oder den digitalen Speicherort des Handbuchs.
• Kläre die Erwartungshaltung (Was soll im Ernstfall passieren?). Erledigt, wenn: Das Gespräch stattgefunden hat und die Person weiß, wie sie im Notfall reagieren muss.

Erstelle eine wiederkehrende Aufgabe im Kalender (alle 3 Monate).

• Checkliste: Passwörter aktualisieren, neue Accounts zur Liste hinzufügen, Notfallkontakt-Status prüfen.
• Nächster Termin: [In 90 Tagen ab heute]. Erledigt, wenn: Die Serientermine für das gesamte Jahr im Kalender eingetragen sind.