Offizielle Vorlage

GEMA-Abrechnung digital

von @Krzysztof

Finanzen & Geld

10. März 2026

Anleitung: Wie melde ich meine Live-Auftritte online korrekt an, um meine Tantiemen zu erhalten?

Projekt-Plan

8 Aufgaben

Sammle alle Auftrittsdaten der letzten 12 Monate

Erstelle eine Liste oder Tabelle mit allen Live-Terminen. Du benötigst pro Auftritt:

Datum der Veranstaltung
Name der Spielstätte (Venue) inkl. Anschrift
Name des Veranstalters (Firma oder Privatperson)
Art des Auftritts (z.B. Konzert, Stadtfest, Club-Gig). Erledigt, wenn: Eine vollständige Liste aller meldepflichtigen Auftritte vorliegt.

Bereite deine digitale Standard-Setlist vor

Erstelle eine Datei (Excel, PDF oder Bild), die alle gespielten Titel enthält. Seit 2025 nutzt die GEMA eine automatische Erkennung für Uploads. Die Liste muss enthalten:

Titel des Werks
Komponist/Textdichter
Spieldauer (optional, aber empfohlen)
GEMA-Werknummer (falls bekannt, beschleunigt die Zuordnung). Erledigt, wenn: Eine saubere digitale Setlist-Datei im Format .xlsx oder .pdf gespeichert ist.

Logge dich im GEMA Online-Portal ein

Besuche das offizielle Portal unter online.gema.de. Falls du noch keinen Zugang hast, registriere dich als Mitglied (Urheber/Verleger). Halte deine GEMA-Mitgliedsnummer bereit. Erledigt, wenn: Das Dashboard des Online-Portals erfolgreich geladen ist.

Starte den Service 'Meine Setlists'

Navigiere im Portal zum Bereich 'Meine Setlists' (früher 'Musikfolgen'). Wähle die Option 'Setlist einreichen'. Hier kannst du entweder eine bestehende Veranstaltung suchen (falls der Veranstalter sie bereits angelegt hat) oder eine neue Meldung starten. Erledigt, wenn: Die Eingabemaske für eine neue Setlist-Meldung geöffnet ist.

Nutze die neue Datei-Upload-Funktion für die Werkerfassung

Verwende die 2025 optimierte Upload-Funktion. Lade deine vorbereitete PDF- oder Excel-Setlist hoch. Das System erkennt Titel und Urheber automatisch.

Prüfe die erkannten Titel auf Korrektheit.
Ergänze fehlende Werke manuell über die Suchmaske.
Bestätige die Zuordnung mit dem Plus-Symbol. Erledigt, wenn: Alle gespielten Titel der Veranstaltung im Portal korrekt zugeordnet sind.

Übermittle die Musikfolge final an die GEMA

Prüfe die Zusammenfassung der Veranstaltung (Datum, Ort, Werke). Klicke auf 'Absenden'. Achte darauf, dass du die Meldung innerhalb von 6 Wochen nach dem Auftritt einreichst, um eine zeitnahe Abrechnung zu garantieren. Die absolute Ausschlussfrist für das Jahr 2025 ist der 31. März 2026. Erledigt, wenn: Die Sendebestätigung im Portal angezeigt wird und du eine Bestätigungs-E-Mail erhalten hast.

Trage die GEMA-Ausschüttungstermine 2025/2026 in deinen Kalender ein

Damit du weißt, wann das Geld kommt, markiere dir die Hauptausschüttungstermine für die Sparte 'Live' (U/E/V):

01. April
01. Juli
01. Oktober
01. Januar Prüfe jeweils 2 Wochen nach diesen Terminen dein Konto und die Abrechnungsdokumente im Portal unter 'Meine Abrechnungen'. Erledigt, wenn: Alle 4 Termine als Erinnerung im Kalender stehen.

Kontrolliere die Abrechnung auf Vollständigkeit

Vergleiche nach der Ausschüttung deine eingereichten Setlists mit der GEMA-Abrechnungs-PDF. Nutze die Reklamationsfrist von 3 Monaten nach dem jeweiligen Ausschüttungstermin, falls Auftritte fehlen oder falsch berechnet wurden. Erledigt, wenn: Die erhaltenen Tantiemen mit den gemeldeten Auftritten abgeglichen wurden.