Kontrakt B2B – jak wystawić fakturę

Dlaczego: Od tego zależy, czy doliczasz 23% VAT, czy korzystasz ze zwolnienia, co bezpośrednio wpływa na kwotę przelewu.

Jak to zrobić:

• Sprawdź, czy Twój roczny obrót przekracza 200 000 PLN (limit zwolnienia podmiotowego).
• Zweryfikuj, czy Twój kod PKD nie obliguje Cię do bycia czynnym podatnikiem VAT (np. doradztwo, jubilerstwo).
• Sprawdź swój status w Wykazie Podatników VAT (Biała Lista).

Warunek zakończenia: Jednoznaczna wiedza, czy wystawiasz fakturę ze stawką VAT (np. 23%), czy ze stawką 'zw' lub 'np'.

Dlaczego: Błędny NIP lub adres nabywcy sprawia, że faktura jest wadliwa prawnie i wymaga noty korygującej.

Jak to zrobić:

• Pobierz aktualny odpis z CEIDG lub KRS swojego klienta.
• Sprawdź poprawność nazwy firmy, adresu siedziby oraz numeru NIP.
• Upewnij się, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE (jeśli kontrakt jest międzynarodowy).

Warunek zakończenia: Posiadanie zweryfikowanego kompletu danych nabywcy.

Dlaczego: Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców; ręczne wystawianie w PDF przestanie wystarczać.

Jak to zrobić:

• Wybierz narzędzie chmurowe (SaaS), które automatycznie generuje pliki XML zgodne ze strukturą logiczną e-Faktury.
• Upewnij się, że program posiada funkcję wysyłki faktury bezpośrednio do rządowego repozytorium.
• Sprawdź, czy narzędzie pozwala na archiwizację dokumentów przez wymagane 5 lat.

Warunek zakończenia: Aktywne konto w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF.

Dlaczego: Numeracja musi być chronologiczna i unikalna w skali roku lub miesiąca, aby uniknąć błędów w KPiR.

Jak to zrobić:

• Zdecyduj się na format (np. nr/miesiąc/rok lub nr/rok).
• Ustaw automatyczne nadawanie numerów w wybranym programie.
• Pamiętaj, że po przejściu na KSeF, system nada fakturze dodatkowy, urzędowy numer identyfikacyjny.

Warunek zakończenia: Skonfigurowany ciąg numeracji w ustawieniach programu.

Dlaczego: Precyzyjny opis usługi zapobiega zakwestionowaniu kosztu przez urząd skarbowy u nabywcy.

Jak to zrobić:

• Wpisz nazwę usługi zgodnie z umową B2B (np. 'Usługi programistyczne za okres...').
• Wybierz jednostkę miary (zazwyczaj 'szt.' lub 'godz.').
• Zastosuj kody GTU (np. GTU_12 dla usług niematerialnych), jeśli Twoja branża tego wymaga.

Warunek zakończenia: Wypełnione wszystkie pola pozycji faktury.

Dlaczego: Obowiązkowy przy fakturach powyżej 15 000 PLN brutto w określonych branżach (załącznik nr 15 do ustawy o VAT).

Jak to zrobić:

• Sprawdź, czy wartość faktury przekracza limit 15 000 PLN.
• Dodaj adnotację 'mechanizm podzielonej płatności' na dokumencie.
• Upewnij się, że Twój numer konta to rachunek firmowy z subkontem VAT.

Warunek zakończenia: Dodanie dopisku o Split Payment na fakturze.

Dlaczego: W nowym systemie faktura uznana jest za wystawioną w momencie nadania jej numeru KSeF.

Jak to zrobić:

• Kliknij 'Wystaw i wyślij' w swoim programie.
• Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jako dowód wysyłki.
• Prześlij wizualizację faktury (PDF) do klienta e-mailem (w okresie przejściowym) lub poinformuj o wystawieniu w KSeF.

Warunek zakończenia: Otrzymanie numeru identyfikacyjnego KSeF dla dokumentu.

Dlaczego: Każda faktura musi zostać ujęta w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w dacie dokonania sprzedaży (nie wystawienia faktury).

Jak to zrobić:

• Wpisz kwotę netto do kolumny 7 KPiR (Sprzedaż towarów i usług).
• Zachowaj chronologię wpisów.
• Jeśli korzystasz z księgowości online, upewnij się, że faktura została automatycznie zaimportowana do księgi.

Warunek zakończenia: Nowy wpis w KPiR odpowiadający kwocie netto z faktury.

Dlaczego: Brak zapłaty w terminie 90 dni od daty wymagalności pozwala na skorzystanie z 'ulgi na złe długi' w VAT.

Jak to zrobić:

• Oznacz termin płatności w kalendarzu lub systemie CRM.
• Po upływie terminu wyślij przypomnienie (soft windykacja).
• Weryfikuj wpływ środków na rachunek bankowy.

Warunek zakończenia: Odnotowanie wpływu pełnej kwoty brutto na konto.