Zeit gewinnen mit richtigem Umgang mit Emails

Veröffentlicht am: in der Kategorie: Getting Things Done!

Zeit sparen mit effizientem Umgang mit Emails. Emailsbearbeitung.

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Nicht nur Studenten dieses Problem, auch Menschen die jahrelang berufstätig sind ertappen sich immer wieder beim zu häufigen "Checken" von Emails. Manchmal können echt Stunden vergehen und man ist immer noch am Emails beantworten. Es war nur 10 Minuten geplant und ...? Stunde ist um.

Beim Robert Scoble (ein amerikanischer Technologieexperte) habe ich einen Bericht gefunden in dem es heisst: dass er für jede geschriebene Email, im Schnitt 1,8 bis 2 Antworten bekommt. Dabei handelt es sich um einen psychologischen Effekt, wo menschen die neue Emails in ihrer Mailbox entdecken - sich verpflichtet fühlen direkt zu antworten.
Deshalb verliert man so viel Zeit mit Emails wenn man das Mailbox mehrmals täglich überprüft.

Wie kann man also Kontrolle über Emails behalten und trotzdem nicht so viel Zeit damit verlieren? Da gebe es mehrere Möglichkeiten:

1. Emails Empfangen und Beantworten in verschiedenen Zeitabschnitten.


Um Emails zu beantworten ziehe den Netzwerkstecker aus dem Rechner oder schalte das WLan aus und beantworte die Emails alle auf einen Schlag offline. In diesem Fall wird man einfach nicht gestört von neuen, ankommenden Nachrichten und kann sich besser auf Beantworten konzentrieren. Erst wenn alle Emails beantwortet wurden, gehe online und verschicke die Antworten.
Diese Methode habe ich entdeckt, als mein DSL Anschluss 2 Tage nicht verfügbar war. Zu Beginn war ich etwas sauer (auf den Provider) aber am Ende war ich ihm echt dankbar. Ich hatte kein Internet innerhalb 48 Stunden und habe dann überlegt, was soll ich denn unternehmen. Was kann ich sinnvolles machen und die dabei nicht vergeuden.
Dann habe ich alle Emails beantwortet die ich in der innerhalb der letzten Woche bekam.
Dabei habe ich eine menge an Zeit gesparrt, denn später wenn die Leitung funktionierte, habe ich diese Methode als ein fester Bestandteil meiner Onlinearbeit übernommen.


2. Überfliege die Emails nicht, wenn Du sie nicht jetzt, in diesem Moment nicht beantworten kannst.


Wenn Du weißt, dass Du gleich weitere Veranstaltungen an der Uni hast, oder in die Mensa mit anderen Studenten willst, überfliege die Emails nicht. Wenn Du sowieso keine Zeit hast um die Antworten zu verfassen oder die Probleme zu lösen, wozu das Überfliegen dann?
Diese Zeit die man nur fürs Überprüfen verschenkt, ohne wirklich den Inhalt zu verinnerlichen ist einfach verloren und kann nur Stress erzeugen.


3. Bearbeite jede Email nur ein mal.


Manchmal liest man eine Email, dann kommt was anderes dazwischen, dann liest man sie wieder und wieder. Gehe mit den Emails um, genau wie beim Schreibtisch Abräumen. - Fasse jedes Blatt nur ein mal an. Wenn du ein Blattpapier (also eine Email) in der Hand hast -, dann entscheide endgültig was damit geschehen soll. Es gibt eine Tendenz zum ständigen verlagern in eine andere Stelle, oder für später. Später passiert jedoch das gleiche - man hat es in der Hand und denkt "wohin damit, jetzt habe ich keine Zeit , aber später..."


4. Von Email zum Telefonat.


Wenn Du merkst , dass ein Problem nicht innerhalb von 2-4 Emailnachrichten gelöst werden kann - dann ruf diese Person lieber an. Am Telefon kann man sowieso alles genauer und auch "mehr" besprechen.


5. Lösungen vorschlagen statt immer zu fragen.


Anstatt immer um Lösung eines Problems zu bitten oder zu fragen versuche die möglichen Lösungen vorzuschlagen. Wenn das Problem ein Treffen erfordert - frage nicht ob man sich treffen solle, sonder schlage direkt den Ort und die Uhrzeit vor. Die erfolgreichen Menschen zeichnet folgendes aus: sie können schnell entscheiden. Am schlimmsten ist es, wenn man keine Entscheidung trifft, dann kann man die eigenen Ziele nicht mehr verfolgen. Man bleibt stehen.

Bei Emails bleibt es beim Grundsatz: "weniger ist mehr". Nur so kann man sich von der Emailflut sowohl Mental als auch physikalisch befreien.